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Ein Jugendfußball-Turnier ist für die jungen Kicker ein unvergessliches Erlebnis. Gemeinsam mit den Freunden ein oder sogar mehrere Tage lang gemeinsam unterwegs zu sein, gemeinsam zu spielen und zwischendurch die Zeit gemeinsam zu verbringen, stärkt den Zusammenhalt und somit auch die Persönlichkeit eines jeden Jugendlichen. Damit die Spieler sich wohlfühlen und das Turnier genießen können, ist eine gute Organisation vonnöten. Gökick beschreibt die wichtigsten Tätigkeiten in Vorbereitung eines solchen Turniers.
Vier bis sechs Monate vor dem Turnier
Zunächst einmal sollte sich eine Gruppe von Organisatoren konstituieren und einen verantwortlichen Turnierkoordinator bestimmen. Frühzeitig sollte ein Termin der Veranstaltung festgelegt werden, der mit dem Sportplatzbetreiber abgestimmt wird. Sobald der Termin feststeht, sollte die Einladung an mögliche Teilnehmer erfolgen (Musteranschreiben finden sich im Internet zuhauf) und die Veranstaltung dem zuständigen Verbandsstellen gemeldet werden. Über die Einrichtung eines eigenen Kontos sollte nachgedacht werden. Außerdem muss die Vorfinanzierung mit dem Schatzmeister oder Vorstand des Vereins geklärt werden. Die Suche von Sponsoren kann über persönliche Kontakte und über die Eltern der eigenen Spieler beginnen. Frühzeitig sollte eine gut durchdachte Öffentlichkeitsarbeit erfolgen. Sie fängt beim Veranstaltungslogo an und könnte Pressemitteilungen, Plakate, eine Homepage und Werbung in bezahlbaren Medien beinhalten.
Zwei bis drei Monate vor dem Turnier
Jetzt sollte das Turnier organisatorisch und terminlich festgezurrt werden. Vor allem sollten jetzt die Preise und Pokale bestellt werden. Natürlich bestimmt das zur Verfügung gestellte Budget die Anzahl der Preise. Je jünger die Spieler sind, desto individueller sollten die Preise gestaltet sein. Ab E-Jugend wäre es vorteilhaft, jedem Teilnehmer eine persönliche Auszeichnung zur Verfügung zu stellen. Ein besonders starkes Sortiment kann man bei Vereinsbedarf Deitert finden. In dessen günstigen Shop kann man individuelle Pokale, Trophäen oder Medaillen online kaufen oder diese sogar gravieren lassen.
In dieser Phase der Turniervorbereitung sollte die grundsätzliche Ausrichtung der Turnierverpflegung entschieden werden. Bucht man einen externen Anbieter? Organisiert man die Verpflegung mit eigenem Personal? Dieser Punkt darf auf keinen Fall unterschätzt werden, bestimmt die Verpflegung und deren Preise oft über die Zufriedenheit der Zuschauer, Teilnehmer und des Veranstalters selbst. Ein mögliches Rahmenprogramm mit Eventmodulen und Musik muss in dieser Phase ebenfalls auf die Beine gestellt und bindend organisiert werden. Die Turnier-Teilnehmer müssen jetzt feststehen. Wenn möglich sollte es eine Warte-Liste geben, von der bei eventuellen Ausfällen Teams nachrücken können. Sind Eintrittskarten nötig? Begleitet wird aus diese Phase mit einer unaufdringlichen, aber professionellen Öffentlichkeitsarbeit.
Ein Monat vor dem Turnier
Jetzt ist es wichtig, die Teilnehmer mit dem exakten Turnierplan und der Ausschreibung zu versorgen. Außerdem sollte bezüglich benötigter Materialien, wie Bälle, Tore, Leibchen oder ähnlichem eine Inventur durchgeführt werden, um nötigenfalls noch nachordern zu können. Die Helfer-Crew sollte eingeteilt und über ihre genauen Aufgaben informiert werden. Dazu gehört auch ein konkreter Zeitplan. Getränke und Kühleinheiten müssen bestellt werden. Nicht zu unterschätzen ist, sich über die gesetzlichen Bestimmungen zu informieren. Darf beispielsweise Musik abgespielt werden und müssen an die GEMA Beiträge bezahlt werden? Muss das Turnier versichert werden, was passiert bei einem Haftungsfall? Besteht die Möglichkeit, eine Vorort-Versorgung mit medizinischer Hilfe zu gewährleisten?
Unmittelbar vor dem Turnier
Ein paar Tage vor der Veranstaltung sollte die lokale Presse zum Turnier eingeladen werden. Wenn möglich, reserviert man den Medien-Vertretern, die ihr Erscheinen angekündigt haben, einen Parkplatz und Arbeitsplätze, wenn möglich mit Online-Anschluss. Sind Ehren-Gäste eingeladen? Die Lebensmittel sollten rechtzeitig und dennoch frisch eingekauft oder geliefert werden. Gibt es für die Kühlung und den Ausschank genügend Strom? Ist dieser ausreichend abgesichert? Gibt es ausreichende sanitäre Einrichtungen? Besteht für alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich umzukleiden und wenn nicht, gibt es einen Umkleideplan? Alle Teilnehmer sollten jetzt bezahlt haben. Fehlt die Gebühr, können Teams von der Warte-Liste kurzfristig übernehmen? Die Infrastruktur muss über konkrete Checklisten sichergestellt werden. Jetzt kann das Turnier beginnen!
Fazit: Ein Turnier, egal für welche Altersklasse und Größe, braucht eine akribische Vorbereitung. Je mehr Hände und Köpfe die Veranstaltung organisieren, desto sicherer ist der Erfolg!
